Le Club

Réunion du	20 juin 2007 (stade Léo Lagrange à 19h30 – 21h50)
Objet	CR Réunion du Conseil d’Administration d’Athlétic Cœur de Fond
Rédacteur	Secrétaire Adjoint : @ : chrismart55@hotmail.com
Participants	Daniel Battin (Président) Sonia Belluteau (Vice Présidente) Laurence Cottenceau (T Adjoint) Sylvie Wasserman (Secrétaire) Christophe Marty (S.Adjoint) Christian Rebollo Frédéric Belouze Fabrice Gueremy Jean-Marc Geidel	absents	Christian Fauchehaut Sylvio Tarcy Cécile Ildis Christophe LeGall (Trésorier) Christophe Junchat

1 Agenda

Vérification du Quorum : OK, le quorum est atteint

Suivi de l’ODJ diffusé le 17 et notamment suivi des actions identifiées lors des CA précédents et points divers

Interruption pour Photo du Club

2 Contributions ACF aux courses

2.1 Contributions aux courses collectives ( action 2 du 20/04)

Annonce des courses « collectives » : les courses financées en 2007 ont été communiquées par C. Junchat (marathon relais de Choisy le 24 juin et course des chasseurs de temps 30 septembre 2007(à Vincennes)

Suite à une question sur la non prise en compte de la course de Handicap International dans les courses collectives financées :

Dans les années passées le club a promu une participation individuelle mais n’a pas financé cette course (participation privilégiée pour les courses de groupe).

- Le CA confirme cette position qui encourage l’inscription individuelle, qui découle avant tout d’un engagement personnel.
-Proposition: Pour attester ses valeurs et confirmer son engagement dans la lutte contre les exclusions, le club s’engage, à titre d’action solidaire à « abonder chaque inscription, c'est-à-dire à faire un don à Handicap International d’un montant équivalent aux inscriptions individuelles des membres du club (à titre d’exemple pour chaque engagement de 8 €, ACF versera 8€ complémentaires) : Proposition adoptée à l'unanimité.

2.2 Contributions exceptionnelles aux courses lointaines (action 3 du 20/04)

ACF rembourse, à titre exceptionnel, des frais individuels de déplacement pour un montant de 70€ maxi, 1 fois par an (avec justificatif obligatoire). Le nombre de bénéficiaire sera limité et plafonné pour des raisons évidentes de budget.

Critère de « sélection » : Christian Rebollo qui assure un suivi des dossiers et des sommes allouées et fera un compte rendu lors de la prochaine Assemblée Générale au T1-2008. Lors de cette AG on pourra de nouveau débattre de ce type de contribution. Depuis la mise en place de cette mesure 5 athlètes en ont bénéficié.

3 Logo et Tenues

3.1 Logo (action 4 du 20/04)

- Un contrat avec l’auteur du logo (élève d’une école) a été rédigé et signé par ACF. Dans cette transaction relative à la propriété intellectuelle, ACF a versé à l’auteur 150€ pour acquérir définitivement et pour tous usages, les droits sur le logo. En attente du contrat retourné signé par l’auteur et son représentant légal.

3.2 Tenues (action 5 du 20/04)

- Couleur du maillot: Fabrice avec Farouk feront propositions (même couleur pour homme et femme)
Le logo et le nom de Léo Lagrange ne seront pas conservés sur les tenues (vote à l'unanimité).

- Quels modèles : commencer par débardeur et T-shirt uniquement.

- Quelles quantités : à étudier ultérieurement

- Quel budget et Quel financement : objectif, sous réserve budgétaire, il est envisagé que le club participe à la fourniture d’un débardeur par membre (non renouvelable) vote à l'unanimité.
Attention : la participation du Club est soumise à des contraintes budgétaires et doit être étudiée.
Dates objectifs : Fabrice communique au CA des dessins de modèles/coloris au cours de l’été. Après sélection/élimination par le CA nous verrons si on peut obtenir des protos tissus qui seront présentés plus largement aux membres du club.
Fabrice communique également et rapidement au début de l’été les coûts des tenues au bureau pour étude budgétaire.

4 Activités extra-sportives (action 6 du 20/04)

Après le Pique Nique à Choisy le 24 Juin….

Un fête fin d’année 2007 sera envisagée mais hors participation du club

Il faut provisionner dans les comptes du club une participation - plafonnée : 1000 à 1500€ à étudier- pour fêter les 10 ans du club en septembre 2008 : fête à organiser (local, traiteur, musique …).

5 Informations diverses : logistique administrative

5.1 Création d’un espace partagé : (action 1 du 20/04)

Mise en place d’un espace partagé au nom d’ACFsur un hébergeur (Google Group) pour partager et archiver des fichiers « patrimoines » ex: déclarations d’obligations légales, livres de comptes…et assurer une bonne transmission des informations lors changements de fonctions au CA. L’accès est limité à l'usage des membres du bureau.

5.2 Tampon ACF (action 7 du 20/04)

Achat de 3 tampons encreur monochromes pour les fonctions admin. avec mail coeurdefond@gmail.com + nouveau logo (sans adresse ni téléphone) : en cours de fabrication.

6 Nouveaux arrivants

6.1 Livret(s) d’accueil (action du 23/02)

Un livret d’accueil (version 0) a été proposé : il nécessite quelques corrections mais il est globalement validé : il mentionne essentiellement les aspects d’organisation du club. Il sera remis aux nouveaux arrivants à la rentrée et doit donc être prêt avant fin 08. L’édito préparé par le Président est pourrait être plus adapté à une tribune qu’à un livret d’accueil : Jean Marc propose des aménagements: Si une version d’édito n’est pas « validée » début août 2008, le livret sera émis sans édito. Jean Marc travaille sur une nouvelle proposition avec Aymeric.

Un Guide de la course (avec des informations « techniques et pratiques » sur l’entrainement et la préparation des compétitions) est en cours de rédaction par Christian Rebollo et sera finalisé cet été.

6.2 Inscriptions en cours d’année:

Des demandes d’inscriptions arrivent tout au long de l’année :

Les inscriptions FFA sont renouvelées de septembre jusqu'à Décembre.
Pour les nouveaux venus, ACF réclame une inscription Léo Lagrange (50€) jusqu’au 31/03.

Au-delà du 31/03 : L’inscription LL reste obligatoire mais réduite à 30€ (20€ +10€).
A partir de juin l’entraîneur fait signer à l’athlète une décharge.
Le fichier du formulaire de décharge doit être récupéré, mis à jour avec le logo et enregistré dans Google Group.

7 Entraîneurs

7.1 Les entraîneurs

Organisation 2007/2008 avec départ de Frédéric Belouze.
En premier lieu nous exprimons à Fred nos remerciements pour l’entrainement qu’il nous a prodigué cette année et tout particulièrement, les athlètes de son groupe et Christian louent la qualité de son entraînement, mais aussi de son intégration et de son implication dans le fonctionnement du club.
Un entraineur (José) propose ses services le mercredi : les détails doivent être étudiés et il sera proposé d’organiser une période ou réciproquement l’entraineur et les athlètes pourront juger de la réponse à leurs attentes en matière d’entrainement. Pas d’engagement sur la durée sans cette période « d’essai » réciproque. Daniel, avec Christian, fera le lien avec jose azede<joseazede@yahoo.fr
Les plans d’entraînement seront communiqués par Christian Rebollo – et travaillés en coordination avec le nouvel entraîneur.
Quand il n'y a pas d'entraineur la prise en charge d’un groupe devra être effectuée par un athlète « régulier » du Groupe.
Christian confirme sa volonté de se consacrer aux athlètes de son groupe et, après avoir beaucoup investi dans le passé, ne plus prendre en charge le suivi des nouveaux arrivants débutants.
Dans l’attente d’une solution avec arrivée de nouveau(x) entraineur(s) il est sage d’envisager de stopper l'arrivée de nouveaux athlètes hors groupe TM 100 : un bilan de la situation devra être fait à la rentrée.

7.2 La participation aux frais des entraîneurs:

Le club prend en charge, à la demande des entraîneurs qui le souhaitent, les frais d’inscription, licence & assurance, et indemnise les frais de transport dans la limite d’un plafond annuel de 300€

8 Démissions et organisation du CA :

Le CA prend acte de la démission et du départ de Frédéric Belouze (modification du CA). Celui-ci indique ne pas avoir de problème avec le club. Une combinaison de motifs personnels, d’attentes différentes, peuvent motiver un départ. Des départs d’athlètes, comme chaque année, sont également envisagés mais c’est la vie d’un club.

Le Président et le CA remercient Frédéric pour son investissement dans le club. Christophe Junchat, qui reste membre ACF, souhaite quitter le CA et ne s'occuper que du site Internet avec Fab.

9 Point Divers

9.1 Maintenance du Web

Le Web sera actualisé après la signature du contrat Logo : c’est un important travail à mener par Fabrice et Christophe. Il y a de nombreuses mises à jour à effectuer.

9.2 Subventions

Formaliser « un mode opératoire » du processus (Quels organismes, quand, quels justificatifs) pour optimiser le travail de demande d’une année sur l’autre. Éventuellement contacter FNDLS, …. ? Le document opératoire sera sauvegardé, pour mémoire et réutilisation, dans Google Group

9.3 Fermeture des Vestiaires

Attention : Les vestiaires tennis vont être fermés pour travaux à partir du 16 juillet et jusqu'à mi septembre. L’entrée du stade côté tennis pourrait également être condamnée pendant les travaux.
La solution provisoire sera d’aller vers les vestiaires communs situés à l’entrée côté boulevard Poniatowski près du métro. Il s’agit de vestiaires communs par club : pièce fermée à clef (les clefs son conservées par le gardien) mais sans casier individuel, ce qui suppose pour chacun de prendre les mesures adéquates concernant ses objets de valeur (pas de responsabilité du club ou du stade).

10 Nouvelle réunion

Date cible pour après la rentrée (rappel statuts art. 8 : au moins 1/trim. et quorum 50%+1 ) : septembre/octobre

Proposition: si l’organisation d’une réunion hors jour d’entrainement est compliqué (pas de réponse, pas de quorum) alors la réunion sera programmée à la place d’un entraînement.

11 Actions à suivre

n°	Quoi	Qui	Quand
	Gestion des Vestiaires / information	Dan	ASAP
	Période test avec entraineur à organiser	Christian/Dan	4/07
	Livret accueil à finaliser – y compris corrections, Édito…	Christophe	08
	Propositions tenues	Fabrice	07
	Fêtes…fin année et sept 2008 (idées à proposer et suivre)	Tous
	Subventions (trouver nouvelles subv ? + fiche récap)	Lo

Conseil Administration juin 2007